Andrijana Filipović 24/09/2018

Vještina delegiranja 3/3 - Davanje povratnih informacija

Iskustvo zaposlenika
Iskustvo zaposlenika
0

Vještine u odnosima s ljudima danas su ključan element uspjeha u raznim profesionalnim područjima a razvijene komunikacijske vještine ih poboljšavaju.

Vještine u odnosima s ljudima predstavljaju kombinaciju dobrih interpersonalnih vještina (sposobnost suradnje s drugima) i intrapersonalnih vještina (sposobnost upravljanja vlastitim stavovima i emocijama). Vještine u odnosima s ljudima danas su ključan element uspjeha u raznim profesionalnim područjima a razvijene komunikacijske vještine ih poboljšavaju.

Povratna informacija, odnosno feedback, sastavni je dio komunikacijskog procesa ili interakcije i predstavlja svaku poruku i reakciju koju primatelj poruke šalje odašiljatelju neke poruke za vrijeme i nakon razgovora. Ona može biti svjesna i nesvjesna, verbalna i neverbalna, a odašiljatelju poruke ukazuje na to što smo razumjeli iz njegove poruke i kakav je naš stav o tome.

Biti sposoban dati konstruktivnu povratnu informaciju kao i primiti je važna je vještina svake osobe koja komunicira s drugima, a krucijalna je za uspješno vođenje.

Kako bi bili učinkoviti i zadovoljni na poslu, zaposlenicima treba jasno razumijevanje njihovog utjecaja na druge i u kojoj mjeri ostvaruju svoje ciljeve u svojim radnim odnosima. Izravna povratna informacija je najučinkovitiji način za prikupljanje tih informacija i učenje iz nje.

Uzevši u obzir delegiranje kao proces u kojem se zaposleniku dodjeljuje odgovornost za ishode zajedno s ovlastima da učini ono što je potrebno za ostvarivanje dogovorenog pametnog cilja, još uvijek je ukupna odgovornost za ostvareno na voditelju. Kako bi osigurali učinkovitost i učenje zaposlenika kroz delegirani mu zadatak, voditelji neophodno kontinuirano prate napredak u realizaciji što im omogućuje kontinuirano davanje i primanje povratnih informacija. 

Zaposlenici danas očekuju pravovremene i neposredne povratne informacije koje će im omogućiti učinkovito snalaženje u radnoj okolini izloženoj stalnim promjenama. Učinkovitost, angažiranost i zadovoljstvo radom zaposlenika ovise o njima.

Poticajna povratna poruka je pohvala za dobar rad – zaposleniku daje do znanja da se njegov rad prati i cijeni, ističe poželjna ponašanja i njegove posljedice, ukazuje na očekivanu kvalitetu procesa i ishoda rada, te povećava vjerojatnost javljanja takvih i sličnih ponašanja u budućnosti. Može biti u obliku konstatacije ili naglašavanja (Danas ste bili bolji nego ikad!), priznanja (Vaš tim je to odlično uradio!), pohvala pred drugima (Zaslužili ste pljesak!) ili nagrade. U svakom slučaju, na pohvalama kada za njih postoji razlog, se ne štedi jer potiču i održavaju motivaciju i predanost radu ili cilju. Proslavite uspješno ostvarene ciljeve i ishode rada svojih zaposlenika.

Korektivna povratna poruka ima usmjeravajuću svrhu – zaposleniku ukazuje na ponašanje koje ima nepoželjne posljedice za proces rada i međuljudske odnose; konstruktivno je kada voditelj pri davanju korektivnih povratnih informacija potakne zaposlenika na prijedlog ili sudjelovanje u rješenju kojim će se umanjiti vjerojatnost javljanja istih ili sličnih ponašanja u budućnosti. Vjerojatnije je očekivati promjenu u ponašanju ili učenje ukoliko je zaposlenik sam predložio rješenje ili se s njim slaže.

Svrha davanja korektivne povratne informacije je postići poboljšanje u odnosu na početno stanje. Daju se licem u lice, jedan na jedan i uvijek se odnose na specifično ponašanje zaposlenika (ne na karakteristike ili sposobnosti osobe) i na njegove posljedice. Korektivne povratne informacije za neko nepoželjno ponašanje dobro je dati što neposrednije nakon što smo ga primijetili.

Korektivni feedback je i dalje samo feedback te je dobro iznijeti ga u formi pitanja koje služi provjeri voditeljske percepcije i boljeg razumijevanja situacije što svakako doprinosi konstruktivnosti atmosfere tog razgovora. Način i vremenski okvir dolaska do poboljšanja rezultat treba biti dogovor i slaganje između voditelja i zaposlenika.

Feedback nam omogućuje:

  • provjeru percepcije i razumijevanja u konkretnim situacijama
  • potiče učenje
  • ohrabruje i motivira
  • poboljšava radnu učinkovitost
  • oblikuje razvoj
  • izgrađuje odnos povjerenja

Uloga voditelja je da prati rad i djelovanje svojih zaposlenika te da im kontinuirano daje povratne informacije, pohvalne i korektivne, kako bi uspješno upravljao učinkovitošću i razvojem svojih zaposlenika, pri tome pružajući im svu potrebno podršku za dolazak do dogovorenog cilja ili ishoda rada.

Kako bi ljudi iskreno dali i spremno prihvatili povratnu informaciju, moraju se osjećati sigurno i imati povjerenja u onoga s kim su interakciji. Taj osjećaj sigurnosti i povjerenja se postiže izgradnjom međuljudskih odnosa u kojima je feedback pozitivno prihvaćen i služi kao pokretač učenja i razvoja.

Važna je balansirana prisutnost korektivnih i pozitivnih povratnih informacija - što je veći udio pohvala u odnosu na korektivne povratne informacije, to se razvijaju snažniji i dublji međuljudski odnosi.

Davanje povratnih informacija je jedna od komunikacijskih vještina koje se mogu razvijati i unaprjeđivati kroz trening i rad s drugima no da bi uistinu funkcioniralo, održalo se i dovelo do pozitivnih ishoda potrebno je da postane sastavni dio kulture, uobičajeni obrazac ponašanja većine. Ponovno je utjecaj voditelja značajan – svojim primjerom traženja i davanja feedbacka i transparentnom komunikacijom o želji i spremnosti za unaprjeđenjem razmjene povratnih informacija u radu s drugima doprinose poticanju i izgradnji kulture razvoja temeljene na primanju i davanju povratnih informacija.

Literatura i preporuka za daljnje čitanje:

Autor

Andrijana Filipović

Poslovni edukator | Executive coach | Konzultant

Nezavisni profesionalac u području razvoja organizacije i vođenja. Zadnjih godina, usmjerena pružanju podrške organizacijama i profesionalcima koji su spremni svoj poslovni uspjeh graditi na vlastitim snagama, znanjima i vještinama te osjećaju postignuća koji iz njega proizlazi kao motivu za kontinuirani razvoj.