1
Ključni element procesa delegiranja je dobro oblikovanje cilja i svrhe prenesenog zadatka. Kada je ispravno učinjeno, postavljanje ciljeva može poboljšati angažiranost zaposlenika tako sto povećava učinkovitost i resurse organizacije. Postavljanje „pametnih“ ciljeva može biti izazovno kao i njihovo ispunjavanje.
Valjano postavljanje ciljeva duž organizacije omogućuje razumijevanje poslovnih prioriteta, osigurava usmjeravanje rada zaposlenika u skladu sa strategijama, poboljšava učinkovitost i zadovoljstvo zaposlenih. Podrazumijeva uzimanje u obzir konteksta, odnosno poslovne ciljeve organizacije, neposredne poslovne izazove te ciljeve pojedinih odjela organizacije.
Svrha ciljeva je usmjeravanje zaposlenika prema očekivanim ishodima rada koji doprinose organizaciji u cjelini. Stoga je prirodno uključiti zaposlenike u cijeli proces postavljanja ciljeva od početka do kraja. Tako se otvara mogućnost postavljanja kratkoročnih i dugoročnih ciljeva te povećava vjerojatnost da će se oni ostvariti.
Suradnički pristup pri postavljanju ciljeva sa zaposlenicima djeluje motivirajuće i potiče preuzimanje odgovornosti za ishode. Inspirira predanost i omogućava pojedincima osjećaj vlasništva u postizanju svojih ciljeva. Uključivanje zaposlenika u proces planiranja i postavljanja dugoročnih ciljeva podiže učinkovitost i motivaciju za kontinuirani razvoj.
Kako uspješno postavljati radne i razvojne ciljeve?
Pri definiranju zadataka odnosno delegiranju, voditelj i zaposlenik bi trebali zajednički postaviti tzv. Pametne (SMART) ciljeve ili ishode rada. Akronim SMART (engl. Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) nam daje smjernice u postavljanju ciljeva – dobro definirani ciljevi sadrže pet karakteristika vidljivih na slici niže:
Primjer SMART cilja delegiranog zadatka zaposleniku u odjelu direktnog marketinga: Kreirati i provesti kampanju koja će u roku od mjesec dana povećati priljev kupaca za proizvoda XY za npr. 20%, unutar zadanog budgeta. (Možemo biti i specifičniji pa definirati ciljane segmente kupaca ili možemo koristiti neke druge mjere uspjeha).
Još o ciljevima
Važno je povezati pojedinačne ciljeve s poslovnim ciljevima organizacije. Zaposlenici će biti motiviraniji i učinkovitiji ako mogu vidjeti kako se njihovi individualni ciljevi uklapaju u širu sliku te kako oni doprinose ostvarivanju timskih, odjelskih i organizacijskih ciljeva.
Također, dobro artikulirani i dokumentirani ciljevi u pismenoj formi povećavaju značajno vjerojatnost njihovog ostvarenja.
Kada je potrebno, važno je ciljeve prilagođavati promjenama poslovnih i radnih uvjeta. Tako im održavamo relevantnost i vjerojatnost uspješnog ostvarenja, te održavamo motivaciju i predanost zaposlenika. Možda se najveća vrijednost dobro postavljenih, pametnih ciljeva ogleda u tome što pomažu pojašnjavanju poslovne uloge pojedinog zaposlenika i načina na koji doprinosi uspjehu organizacije u cjelini.
Učinkovitost djelatnika unaprjeđujemo delegiranjem odgovornosti i zadatka suradničkim pristupom, uključujući zaposlenika u proces postavljanja cilja delegiranog zadatka. U tom procesu ili interakciji, uloga voditelja je iznijeti svrhu i razlog provedbe određenog zadatka, inicijative ili projekta, jasno postaviti očekivanja glede kvalitete konačnog rezultata rada te definirati vremenski okvir realizacije. Uloga zaposlenika je iznaći najbolje načine i dinamiku rješavanja zadatka kao i samog praćenja ostvarenja, te odgovorno pristupiti realizaciji odnosno radu. Uloga voditelja je i pratiti rad zaposlenika te o njemu davati povratne informacije. O svim elementima uloge voditelja i zaposlenika razgovora se tijekom oblikovanja cilja delegiranog zadatka te se jasno raspodjeljuju odgovornosti.
Zajedničkim oblikovanjem SMART cilja potičemo zaposlenika na preuzimanje odgovornosti za ishode i rezultate delegiranog zadatka.
Literatura i preporuka za daljnje čitanje:
- http://www.creativebusinessinc.com/blog/mastering-management-how-to-delegate-successfully-and-manage-the-managers
- https://www.trustradius.com/buyer-blog/goal-setting-collaboration-guide
- https://www.mindtools.com/pages/article/smart-goals.htm
- https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/the-organization-blog/how-effective-goal-setting-motivates-employees
