Andrijana Filipović 22/08/2019

Kako učinkovito upravljati vremenom

Iskustvo zaposlenika
Iskustvo zaposlenika
5 min. čitanja 2

Vrijeme je jedan od najvrjednijih resursa kojeg imamo a kojim često neučinkovito upravljamo.

Učinkovito upravljanje vremenom je zapravo iznimno važna životna vještina jer omogućuju učinkovito upravljanje vlastitim životom. Dobrobit učinkovitog upravljanja vremenom je u prevenciji stresa, povećavanju osobne (radne) učinkovitosti, ostvarivanju ciljeva i stvaranju ravnoteže u životu.

Što je upravljanje vremenom?

To je upravljanje događajima i samim sobom kako bi ostvarili željene rezultate ili sposobnost određivanja radnih prioriteta, učinkovitog rada i prikladnog delegiranja. Upravljanje vremenom nas uči kako da radimo pametnije, a zadatke obavljamo brže i jednostavnije.

Najpoznatiji model učinkovitog upravljanja vremenom je matrica S. R. Coveya koja uzima u obzir karakteristike zadataka koje imamo unutar područja svoje odgovornosti (je li važno ili ne da ih pojedinac odradi) te faktor vremena, odnosno hitnost njihovog izvršenja. Raspoređivanje zadataka po matrici omogućuje nam planiranje, jasan pregled prioriteta te planiranje i distribuciju vremena s obzirom na važnost i hitnost njihova izvršavanja.

https://en.wikipedia.org/wiki/First_Things_First_(book)

Najveća zamka učinkovitog upravljanja vremenom je provoditi većinu vremena u području hitnih zadataka, na uštrb važnih i ne hitnih. Biti stalno u reaktivnom stanju onemogućuje ono što je potrebno da bi se potreba za reaktivnim stanjima umanjila. Njihova prevencija je u planiranju, praćenju, analizama i projekcijama te razvoju.

Čak i kad koristimo neke od alata ili modela upravljanja vremenom, pojavljuju se prepreke koje proizlaze iz karakteristika samog pojedinca (unutarnje prepreke) i situacije (vanjske prepreke). Preprekama upravljamo tako što ih osvijestimo, identificiramo i izaberemo načine kako ćemo ih otkloniti.

Unutarnje prepreke učinkovitom upravljanju vremenom su primjerice pad motivacije, perfekcionizam, umor, negativne emocije, manjak discipline, neorganiziranost i sl.

Primjeri vanjskih prepreka su zadaci, papiri i ljudi – ove tipove „kradljivaca vremena“ preveniramo odvajanjem vremena kada smo dostupni i nedostupni za druge. Lako ćete ih prepoznati jer se uglavnom nalaze u zoni „nije među važnim zadacima ili nije bitno da ja to odradim“.

Voditeljima jednu od najvećih prepreka pri upravljanju vremenom i pažnjom predstavljaju „problemi drugih ljudi“. Ovo je poseban izazov za one voditelje koji se teško mogu odvojiti od svog tima, čak i na kratak period. Primarni razlozi za ovu stalnu dostupnost leži u tome što ne žele biti usko grlo koje zadržava tijek posla i žele biti dostupni za donošenje odluka i podršku svojim ljudima kada se nađu u izazovnim situacijama ili imaju neki problem.

Voditeljima jednu od najvećih prepreka pri upravljanju vremenom i pažnjom predstavljaju „problemi drugih ljudi“.

Kada je vrijeme voditelja stalno na raspolaganju djelatnicima ili timu, onda ne preostaje dovoljno vremena da se voditelj uključi u najvažnije aspekte svoje poslovne uloge (prema matrici, važno ali nije hitno). Stalna distrakcija potkopava sposobnost iskustvenog učenja kroz refleksiju, odnosno onemogućuje razvoj.

Načini na koje voditelji mogu zaštititi svoje vrijeme i osnažiti svoje djelatnike i timove

1. Iskustveno učenje

Omogućite zaposlenicima iskustveno učenje. Kroz rad na svojim zadacima zaposlenici trebaju priliku da dožive uspjehe i neuspjehe. Zajedničkim razgovorom i refleksijom o tom iskustvu i učenjima iz njega, zaposlenici razvijaju učinkovitije obrasce ponašanja za buduće zahtjevne situacije i zadatke. Na timskom nivou, učinkovito je kroz redovne timske sastanke poticati dijeljenja iskustva među članovima tima o izazovnim zadacima i situacijama u kojima su se našli i kako su ih riješili. Fokus je na podizanju buduće učinkovitosti, unaprjeđenju kvalitete i razvoju.

2. Jasne granice poslovne uloge

Zaposlenicima je ponekad teško procijeniti koja je njihova uloga unutar organizacije, unutar koje zone mogu griješiti, koje odluke mogu samostalno donositi i gdje mogu biti inovativni. Jasnoća poslovne uloge svakog zaposlenika kao i granica među njima podiže učinkovitost i samostalnost.

3. Redoviti sastanci s djelatnicima

Održavanje redovitih timskih i jedan na jedan sastanaka sa zaposlenicima osigurava voditeljevo dedicirano vrijeme njihovim i zajedničkim važnim temama. Dobro definirana agenda ili glavne teme koje pokrivaju individualni i timski sastanci omogućuje svim uključenima bolje upravljanje zadacima i vremenom jer znaju koji tip sastanka im omogućuje dolazak do kojeg tipa informacija i povratnih informacija.

Redoviti sastanci s djelatnicima osim što osiguravaju kontinuitet u praćenju učinkovitosti, otvaraju prostor i za njihove važne i ne-hitne teme i zadatke, te omogućuju razmjenu povratnih informacija, refleksije i učenje, izgradnju odnosa i razvoj. Istovremeno razvijamo i osnažujemo djelatnike i imamo manje prekida tijekom rada.

Vrlo je korisno kada voditelji stavljaju dio svog vremena na raspolaganje svima koje vode unutar područja svoje odgovornosti, ili kroz periodična „otvorena vrata“ ili obilaskom djelatnika na njihovim radnim mjestima. Voditelj pokazuje svoju dostupnost te podiže motivaciju i angažiranost djelatnika.

Od svojih zaposlenika i timova očekujte da uz problem ili izazov s kojim vam dolaze donesu i nekoliko opcija rješenja.

4. Orijentacija na rješenje i učenje

Od svojih zaposlenika i timova očekujte da uz problem ili izazov s kojim vam dolaze donesu i nekoliko opcija rješenja. Iako je lakše i brže, izbjegavajte nuditi gotova rješenja i odgovore, posebno ukoliko je tema unutar odgovornosti njihove poslovne uloge.

Zaposlenicima je potrebno osigurati uvjete u kojima ne samo da mogu iznalaziti različita rješenja za neku situaciju nego i odlučuju o najboljoj opciji te ju primjenjuju. Time potičemo samostalnost, preuzimanje odgovornosti, osnaživanje i razvoj, te pokazujemo povjerenje u zaposlenike ili tim.

Kroz redovite individualne i timske sastanke, kako je već spomenuto, iz tih iskustava se deduciraju učenja koja unaprjeđuju budući učinak.

Odgovornost voditelja je da učinkovitim upravljanjem vremenom osiguraju sebi dovoljno vremena kako bi se bavili dostizanjem onih poslovnih ciljeva koji su im zaista važni, planiranjem, praćenjem i unaprjeđivanjem uvjeta i tijeka rada, te vrijeme za vlastiti razvoj i razvoj drugih. Ispunjavajući taj dio svoje odgovornosti aktivno doprinose izgradnji kulture kontinuiranog razvoja u organizaciji što je preduvjet uspješne prilagodbe i organizacijskog uspjeha u današnjim uvjetima rada.

Literatura i preporuka za daljnje čitanje:

Autor

Andrijana Filipović

Poslovni edukator | Executive coach | Konzultant

Nezavisni profesionalac u području razvoja organizacije i vođenja. Zadnjih godina, usmjerena pružanju podrške organizacijama i profesionalcima koji su spremni svoj poslovni uspjeh graditi na vlastitim snagama, znanjima i vještinama te osjećaju postignuća koji iz njega proizlazi kao motivu za kontinuirani razvoj.