1
Kako se ponašati dok (u)vodite promjenu? Kako oblikovati zajednički smjer i uskladiti ljude i resurse ka ostvarenju cilja i svrhe promjene?
Današnji uvjeti poslovanja zahtijevaju kapacitet i sposobnost organizacije za brzom prilagodbom i provedbu niza procesa promjene koji se događaju u isto vrijeme. Danas učinkovito vođenje podrazumijeva uspješnu provedbu promjena te se odražava kroz aspekt upravljanja procesom promjene kao projektom te kroz „ljudski“ aspekt, odnosno vođenje ljudi kroz proces promjene.
Jedina konstanta je promjena. Heraklit
Promjena je tranzicija ili putovanje od trenutnog do željenog stanja.
Generalno, ljudi se uspješno nose s promjenama kada njima upravljaju i kada donose odluke. Teško se nose s promjenom kada im je ona nametnuta bez obzir na vrijednost koju može donijeti. Zapravo, većina ljudi nije u stanju promijeniti svoje navike čak i kada bi im to moglo spasiti život.
Vrlo je sličan omjer uspješnosti provedbe organizacijskih promjena do očekivanog željenog stanja; ključni razlozi neuspjeha su prepoznati u manjkavom razumijevanju, predviđanju i reagiranju na emotivne reakcije i otpor koji se javljaju tijekom promjene i njen su sastavni dio..
Zašto je promjena tako teška?
Promjena utječe na sve i svi tijekom promjene doživljavaju emotivne reakcije. Promjena započinje kada smo uvidjeli da će nešto prestati/završiti te da je nužan novi početak. Tijekom početne i središnje faze promjene uobičajeni su osjećaj iznenađenja ili šoka, izdaje, nevjerice, ljutnja, osjećaj gubitka kontrole, stres i depresija. Uz prisustvo navedenih emotivnih reakcija obično povezujemo aktivni ili pasivni otpor. Često se opiremo promjeni jer ju doživljavamo kao rizik ili izvor straha, neizvjesna je.
Promjena je prilično neekonomična – zahtjeva dodatnu potrošnju energije u odnosu na dotadašnje „redovno“ održavanje stanja, izbacuje nas iz tzv. zone ugode, kreira napetost i potrebu da se ponovno postigne ravnoteža ili stabilno stanje.
Prihvaćanjem promjene i onoga što ona predstavlja, spremnije testiramo rad u novim uvjetima, djelujemo i to nam donosi pozitivne povratne informacije i napredak te se ubrzo usklađujemo sa slikom željenog stanja i obvezujemo joj se. U tom trenutku možemo reći da je promjena zaživjela.
Kako uspješno upravljati promjenom
Kako bi uspješno plovili od trenutnog do željenog stanja, neophodno je upravljanje procesom promjene kao projektom te vođenje i odgovarajuće reakcije na emotivna stanja ljudi u procesu promjene.
Upravljanje procesom promjene kao projektom usmjereno je promjenama u sustavima i strukturi, te mu je svrha provedba promjene uz minimalno ometanje redovnih poslovnih procesa, minimum utjecaja na rad pojedinca, održavanje ukupne učinkovitosti i angažiranosti te djelovanje u skladu s organizacijskim vrijednostima i zakonskim obvezama. Uključuje:
- Iniciranje promjene zahtjeva pripremu konteksta za promjenu te uključuje analizu trenutnog stanja, artikulaciju željenih ishoda, prepoznavanje razloga/potrebe za promjenom, vizija i cilj koji se želi postići promjenom. Sve navedeno je osnova za komunikaciju i upravljanje promjenom.
- Uspješne inicijative promjene imaju plan aktivnosti i koraka provedbe promjene koji uključuje prepoznavanje onoga što se hoće i neće mijenjati, definiranje prioriteta, rokova, zadataka, resursa i ponašanja (kompetencija) potrebnih za dolazak do cilja promjene.
- Provedba promjene se odnosi na strukturiranje i praćenje tijeka promjene kroz prepoznavanje ključnih poslovnih uloga te prilagodbu i razvoj sustava mjerenja i praćenja tijeka i učinaka promjene. Kada zaposlenici počnu prihvaćati promjenu, testirati je i suživljavati s njom, tada im je važno osigurati kvalitetne povratne informacije i jasne pokazatelje njihovog uspjeha ili napretka.
Ključni aspekt uspješne provedbe promjena je ljudska reakcija na promjenu. Ona je uvijek prisutna, osobna i emotivna. S početkom promjene uobičajeno pada učinkovitost uslijed emotivnih reakcija i nejasnih ishoda promjene. Vođenje ljudi kroz proces promjene ima za svrhu osigurati što manji pad učinkovitosti tijekom promjene te promjenu provesti u što je moguće kraćem vremenskom periodu.
Uključuje:
- Pružanje podrške u vidu otklanjanja prepreka koje zaposlenicima onemogućuju prilagodbu i rad uslijed promjene. Prepreke se mogu odnositi primjerice ne nedostatak vremena i resursa ili individualna kočeća uvjerenja, emotivna stanja i ponašanja. Primjerice, u početnoj fazi promjene, kada je prisutan šok ili osjećaj izdaje i nevjerice kod zaposlenika, ključna je transparentna i konzistentna komunikacija razloga i svrhe promjene – zašto je promjena potrebna. U svrhu većeg uključivanja i angažiranja zaposlenika te pružanja primjerene podrške obzirom na individualne potrebe zaposlenika, učinkovit je coaching pristup u vođenju.
- Utjecanje na „značajne druge“ odnosi se na važnost prepoznavanja ključnih dionika promjene. Za uspješnu provedbu promjene potrebno ih je rano prepoznati te im komunicirati svrhu i cilj promjene kako bi kroz njihov angažman osigurali potrebnu podršku za njen uspjeh. Ključni dionici mogu biti članovi uprave, direktori, korisnici, lokalna zajednica i sl.
- Kontinuirano komuniciranje voditelja s zaposlenicima, uzimajući u obzir njihove povratne informacije dovodi do prilagođavanja proces upravljanja promjenama tijekom samog puta promjene kako bi bio učinkovitiji. Iskustvenim učenjem voditelji razvijaju svoju kompetentnost upravljanja promjenama i osiguravaju još veću uspješnost budućih inicijativa. One su zapravo već tu.
Uspješno upravljanje kako projektnim tako i ljudskim aspektom promjene zahtjeva kontinuiranu demonstraciju komunikacijskih kompetencija, suradnje i posvećenosti voditelja.
- Komunikacija nužno treba biti kontinuirana, konzistentna, transparentna i usmjerena razlozima zašto se promjena provodi te što se mijenja odnosno, ne mijenja.
- Uključivanje zaposlenika i poziv na suradnju potreban je u što je moguće ranijoj fazi, po mogućnosti već u fazi planiranja promjene. Učinak je manji otpor uz povećanje angažiranosti i vjerojatnosti uspjeha same inicijative.
- Kako bi uspješno upravljali promjenama, voditelji prvi pokazuju posvećenost cilju promjene tako što usklađuju svoja uvjerenja i ponašanja kako bi podržali promjenu. Voditelji vode sebe i druge svrhom promjene te postaju uzor za željena ponašanja.
Ništa se ne mijenja ako se ljudi ne promjene. Utjecanjem na druge, komuniciranjem svrhe promjene, uključujući druge, tražeći od njih povratne informacije, usmjeravanjem uslijed emotivnih reakcija i ponašanja tijekom procesa promjene uspješno vodimo proces promjene. Time zapravo potičemo promjenu u uvjerenjima i ponašanjima zaposlenih te organizacijskoj kulturi.
Literatura i preporuka za daljnje čitanje:
- https://www.psychologytoday.com/us/blog/the-truth-about-exercise-addiction/201608/why-is-change-so-hard
- http://www.mindauthor.com/psychology/how-to-control-over-emotions/
- https://sloanreview.mit.edu/article/navigating-the-politics-and-emotions-of-change/
- https://www.ccl.org/articles/leading-effectively-articles/successful-change-leader
- https://www.ccl.org/wp-content/uploads/2016/04/Change-Capable-Leadership.pdf
- https://www.youtube.com/watch?v=vlCb-1NM8mY
